Forma libre, máquina fiscal o factura digital: las tres formas de facturar en Venezuela

Antes que nada: razón social y RIF

Las tres formas imprimen tu razón social y tu RIF. Sin esos dos datos no sale ninguna factura formal, así que son lo primero que hay que tener bien escrito.

Forma libre: el talonario de una imprenta autorizada

Es el camino clásico. Una imprenta autorizada te asigna un rango de números de control y tú los vas gastando en orden. De la autorización necesitas guardar el nombre y el RIF de la imprenta, el número de autorización, la serie si la hay y el rango: desde y hasta.

• El número de control nunca se repite ni se salta. Si dos cajas cobran al mismo tiempo, cada una tiene que recibir un número distinto.
• Cuando un talonario se acaba, no se puede seguir facturando hasta cargar el siguiente. Conviene saber cuántos números quedan antes de que llegue a cero.
• Las notas de crédito y de débito también gastan números del mismo talonario.

Máquina fiscal: la impresora en la caja

La factura la imprime una impresora fiscal conectada a la caja. Cada máquina lleva su propia numeración: un negocio con dos cajas tiene dos series de números corriendo a la vez, y eso es correcto.

• El reporte X informa cómo va el día y no cierra nada.
• El reporte Z cierra el día fiscal y no se puede deshacer.
• Las ventas por máquina fiscal se llevan en un libro de ventas aparte.
• Para cuadrar ese libro, el Z de cada día tiene que quedar registrado con su serial, su número y sus totales, y compararse con lo que se vendió.

Factura digital: la emite una imprenta digital

Una imprenta digital autorizada (Providencia 000102) emite la factura por ti. Hace falta estar autorizado como emisor digital y tener las credenciales de la imprenta con la que trabajas.

Una buena práctica es que la venta quede registrada aunque la imprenta tarde o falle en ese momento, y que el documento se reintente después: una caja trancada esperando a un tercero pierde la venta.

Una factura emitida no se borra: se corrige con una nota

• Nota de crédito: para devolver, rebajar o corregir de menos. Se arma sobre los renglones de la factura original —mismo artículo, misma alícuota, mismo precio— y se elige cuánto de cada uno.
• Nota de débito: para cobrar algo que no estaba en la factura, como mora, flete o diferencial cambiario.

Y una factura anulada no desaparece del libro: aparece marcada como anulada. Un libro con huecos en la numeración es peor que uno con anuladas.

La venta informal no es una factura

Un comprobante interno sirve para el inventario y para tu control, pero no da crédito fiscal a tu cliente ni entra al libro de ventas. Si el cliente necesita la factura para su contabilidad, tiene que salir por una de las tres formas.

¿Cuál te toca?

Depende de tu actividad y de lo que te exija el SENIAT, y eso lo responde tu contador. Lo que sí conviene decidir con él antes de empezar es cuál vas a usar, porque cada una pide algo distinto: un talonario vigente, una impresora por caja o la autorización como emisor digital.